Instructivo I-GF-804: Expedición de CDP y Reintegro de Saldos

Diagrama BPMN del proceso de expedición de Certificados de Disponibilidad Presupuestal y reintegro de saldos — Universidad de Caldas

Descripción Detallada de Actividades

#	Actividad	Responsable	Descripción Técnica
1	Inicio	-	Inicio del proceso de expedición de CDP o reintegro de saldos.
2	Decide	Ordenador del Gasto	Si solicita CDP pasa a actividad 3, si es para reintegro de CDP pasa a actividad 6.
3	Realizar solicitud de CDP	Ordenador de Gasto, Secretarios de Facultad, Profesionales	Se verifica la existencia de apropiación presupuestal y se diligencia formato para solicitud de CDP. Se ingresa al SGF la información necesaria para elaborar el CDP, al cual se le asigna un consecutivo. Tiempo: 1 día.
4	Revisar	Técnico Administrativo / Operario Calificado / Profesional Universitario	Revisa solicitud de CDP, si está correcta autorizar e imprime. Luego se envía para la firma. Si la solicitud no está correcta, no tiene respaldo o tiene errores, regresa al centro de gasto para su corrección. Tiempo: 1 día.
5	Verificar solicitud, confronta con CDP y firma	Profesional Universitario, Jefe de la Oficina Financiera	Revisa solicitud verificando que el CDP corresponda a lo solicitado y registra su firma en el CDP. La Central de Cuentas entrega el CDP impreso al Centro de Gasto respectivo. Tiempo: 1 día hábil.
6	Realizar solicitud de reintegro del saldo del CDP	Ordenador de Gasto, Secretarios de Facultad, Profesionales	La solicitud de reintegro se realiza mediante oficio generado en el Centro de Gastos y se debe indicar el valor a cancelar o reintegrar. Tiempo: Al presentarse la necesidad y al finalizar la vigencia.
7	Recepcionar solicitud para reintegrar saldos de CDP	Operario Calificado	El Funcionario de Radicación de cuentas recibe oficio, realiza reparto a los demás funcionarios del área de presupuesto acorde con los centros de gastos que cada funcionario tenga asignados. Tiempo: Frecuentemente.
8	Verificar que haya quedado registrado el saldo a reintegrar	Técnico Administrativo y/o Profesional Universitario	Una vez reintegrados los Saldos de CDPs se consultan en el sistema para revisar que la cancelación haya quedado correcta. Tiempo: Inmediato a la realización del reintegro, cancelación o anulación del CDP.
9	Fin	-	Finalización del proceso.

Requerimientos Funcionales del Sistema

Módulo	Descripción Técnica para el Sistema
Solicitud de Disponibilidad (CDP)	El sistema debe permitir al Ordenador del Gasto crear solicitudes de Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP), validando en tiempo real que el rubro seleccionado cuente con saldo suficiente.
Workflow de Revisión Técnica	El software debe implementar una bandeja de entrada para el Técnico Administrativo, permitiendo la revisión, observación o devolución de solicitudes de CDP antes de su firma oficial.
Firma y Verificación de CDP	El aplicativo debe permitir al Jefe de la Oficina Financiera la validación final y firma electrónica de los CDP, generando un consecutivo único y bloqueando el saldo comprometido en el presupuesto vigente.
Gestión de Reintegros de Saldo	El sistema debe permitir el registro de solicitudes de reintegro de saldos no ejecutados, habilitando un flujo de recepción para el Operario Calificado y verificación para el Profesional Financiero.
Control de Saldos y Disponibilidad	El software debe actualizar automáticamente la "Disponibilidad Neta" de cada rubro cada vez que se apruebe un CDP o se registre un reintegro, impidiendo sobregiros presupuestales.
Trazabilidad de Documentos	El sistema debe mantener un histórico de estados (Solicitado, En Revisión, Firmado, Reintegrado) para cada documento, permitiendo descargar el PDF oficial con el sello de la Oficina Financiera.

Políticas y Condiciones de Operación

Aspecto	Descripción
Política	Información por segmentos financieros.
Alcance	Documento principal para dar inicio a algún tipo de contratación o compra.
Dependencias Relacionadas	Internas
Responsables	Centros de Gastos
Suministro de Información	Los ordenadores del gasto elaboran la solicitud de CDP, se radica en presupuesto la solicitud, se revisa, se autoriza y se imprime, se devuelve el CDP a cada centro de gasto.